Постановка и формирование задач
Основные задачи (направления):
Исполнители: проектный менеджер и специалисты
- добавление
- изменение
- перенос
- сроки
- объемы
Исполнители: проектный менеджер и специалисты
Ставить задачи удобно через вид Календарь:
При выборе времени на выполнение задачи указывайте планируемое время на выполнение. После того, как задача готова, сверьтесь.
- Выбираем на доске вид Календарь. Появляется календарь, в котором можно посмотреть какие стоят задачи из выбранной доски.
- Чтобы поставить задачу, щелкаем на временной промежуток и заполняем необходимые данные по задаче.
При выборе времени на выполнение задачи указывайте планируемое время на выполнение. После того, как задача готова, сверьтесь.
В поставленной задаче должны быть указаны:
- Дата публикации контента, который создается, а также его название.
- Период, в который будут выполняться работы по этой задаче.
- На проектах с ограничением по времени выполнения необходимо использовать стикер Таймтрекинг, в котором ПМ указывает планируемое время.
- Ответственный за выполнения этой задачи, при помощи стикера Исполнитель.
Дата публикации контента, который создается, а также его название:
Период, в котором будут выполняться работы по этой задаче. Через календарь это делается автоматически.
Если задача ставится не через календарь, то это делается через стикер Дедлайн. Если задача требует указания конкретного времени — обязательно указываем.
Если задача ставится не через календарь, то это делается через стикер Дедлайн. Если задача требует указания конкретного времени — обязательно указываем.
На проектах, где есть ограничение по времени выполнения задачи, необходимо использовать стикер Таймтрекинг, в котором ПМ указывает планируемое время, за которое исполнитель не должен выйти.
Например, мы знаем, что нам нужно написать 15 текстов. Знаем, что один текст в тг занимает 30-40 минут. Возьмем среднее значение — 35 мин. Получается, что нам нужно около 9 часов на выполнение всей задачи — вносим в план это время. Исполнитель видит, что у конкретной задачи есть временные рамки и поэтому при выполнении отталкивается от них.
Например, мы знаем, что нам нужно написать 15 текстов. Знаем, что один текст в тг занимает 30-40 минут. Возьмем среднее значение — 35 мин. Получается, что нам нужно около 9 часов на выполнение всей задачи — вносим в план это время. Исполнитель видит, что у конкретной задачи есть временные рамки и поэтому при выполнении отталкивается от них.
В ходе выполнения работ внутри основной задачи проектный менеджер сверяется с планируемым временем на задачу и фактическим, которое считается при помощи стикера Время выполнения.
Ответственный за выполнение задачи указывается при помощи стикера Исполнитель.
При открытии задачи в ней нужно вносить дополнительные изменения:
- Назначить ответственного за выполнение и проверку всей задачи
- Добавить техническое задание или важную информацию
- Вести коммуникацию по основной задаче в чате
Проектный менеджер формирует структуру из основных задач по проекту, добавляет поступающие задачи от клиента (дополнительные или новые), определяет приоритетность выполнения задач, вносит изменения в выполнение подзадач, следит за объемом работ.
Формирование подзадач
Подзадачи мы используем для того, чтобы внести дополнительные работы по основной задаче, например такие, как внесение правок, дополнительная коммуникация, редактура.
В некоторых проектах подзадачами мы вносим все работы, проделанные за месяц.
В некоторых проектах подзадачами мы вносим все работы, проделанные за месяц.
В основном, задачи специалисты берут из контент-плана, по мере его заполнения. Как было уже сказано в правилах выше, задачи из КП должны распределяться на неделю вперед.
Например, в контент-плане появляется задача на дизайн для поста. Дизайнер из КП видит, когда выходит пост, и относительно этого дедлайна выполняет задачу:
Например, в контент-плане появляется задача на дизайн для поста. Дизайнер из КП видит, когда выходит пост, и относительно этого дедлайна выполняет задачу:
- Создает задачу в соответствующий раздел основных задач Юджайла
- Заполняет информацию по задаче
- После выполнения задачи отмечает необходимые данные и отмечает ее как выполненную
Этапы работы специалиста над подзадачами:
- Создаем задачу одним из способов.
2. Указываем название задачи, которое должно содержать:
- Дату выхода публикации, по которой выполняется задача
- Наименование задачи; в случае, если это задача про публикации, указываем заголовок поста/сторис
- Дополнительную информацию по задаче, чтобы понимать что в нее еще входило
3. Даты/период выполнения задачи. То есть, когда вы ее выполняли. Делается это через стикер Дедлайн.
4. Выбор исполнителя задачи (если ставите сами себе, то выбираем себя) через стикер Исполнитель.
5. Если вам удобно работать по секундомеру, чтобы замерять время выполнения задачи, вы можете воспользоваться стикером Секундомер. Как только вы его примените к задаче, сразу же пойдет отсчет времени.
В данном способе очень важно помнить, что секундомер нужно ставить на паузу. Когда вы отвлекаетесь от задачи, выходите в туалет или идете пить чай — необходимо ставить на паузу! Сразу же после завершения задачи — ставим секундомер на стоп.
В данном способе очень важно помнить, что секундомер нужно ставить на паузу. Когда вы отвлекаетесь от задачи, выходите в туалет или идете пить чай — необходимо ставить на паузу! Сразу же после завершения задачи — ставим секундомер на стоп.
6. После того, как задача завершена, необходимо заполнить выполненный объем работ, а именно:
Все эти подсчеты заполняются в одноименных стикерах.
Время выполнения указываем в МИНУТАХ!
- Количество (текстов, макетов, тз, креативов, публикаций, маркировок)
- Время, затраченное на выполнение задачи
Все эти подсчеты заполняются в одноименных стикерах.
Время выполнения указываем в МИНУТАХ!
Данные стикеры позволяют упростить и ускорить работу проджекта при просчете ежемесячных объемов и смет.
7. После того, как внесли все необходимые данные, отмечаем задачу выполненной.
7. После того, как внесли все необходимые данные, отмечаем задачу выполненной.
Если по задаче вносятся правки, они добавляются подзадачей к этой задаче!
8. Если задача нуждается в проверке, то прикрепляем результат работы в чате этой задачи и отмечаем специалиста, который должен ее проверить. Также, если по задаче есть какие-то вопросы — задавайте их в чатах к задаче.
8. Если задача нуждается в проверке, то прикрепляем результат работы в чате этой задачи и отмечаем специалиста, который должен ее проверить. Также, если по задаче есть какие-то вопросы — задавайте их в чатах к задаче.
Ответственность каждого специалиста — вести учет всех выполняемых задач и времени. Тем самым вы помогаете проектному менеджеру вести учет объемов, нагрузки, а так же облегчаете подсчет смет.
Если время и задачи не указываются, это значит время теряется, уходит в никуда, никак не учитывается, не осмечивается. Соответственно, его нет — от этого появляются вопросы у руководства, куда уходит рабочее время специалистов.
Если вы видите, что нет нужной задачи, информации, не знаете, куда внести работы — обращайтесь к проектному менеджеру или руководителю.
Если время и задачи не указываются, это значит время теряется, уходит в никуда, никак не учитывается, не осмечивается. Соответственно, его нет — от этого появляются вопросы у руководства, куда уходит рабочее время специалистов.
Если вы видите, что нет нужной задачи, информации, не знаете, куда внести работы — обращайтесь к проектному менеджеру или руководителю.
Задачи, не связанные с проектами напрямую
Сюда мы относим задачи, касающиеся внутренних процессов, работы в Юджайле, общие планерки и пр. У каждого специалиста должна быть своя отдельная задача с его именем, где он будет вести подзадачи в ежемесячном периоде.
Крайне важно детализировать каждую подзадачу для того, чтобы можно было в дальнейшем оптимизировать процессы.
Крайне важно детализировать каждую подзадачу для того, чтобы можно было в дальнейшем оптимизировать процессы.
Для того, чтобы посмотреть все свои задачи, поставленные на день есть два способа:
1. Через вкладку мои задачи.
Здесь вы можете через фильтр выбрать необходимый вами день по дедлайну, после чего отразятся задачи с днем дедлайна.
1. Через вкладку мои задачи.
Здесь вы можете через фильтр выбрать необходимый вами день по дедлайну, после чего отразятся задачи с днем дедлайна.
2. Через "все задачи на неделю" (более удобный способ).
Переходите во вкладку "все задачи на неделю", в строке с фильтрами выбираете себя и сегодняшний день.
Переходите во вкладку "все задачи на неделю", в строке с фильтрами выбираете себя и сегодняшний день.
Также удобно смотреть задачи через вид календаря, тут отображается порядок и время выполнения задач.
Пробежимся еще раз:
1. В начале рабочего дня заходим в приложение, проверяем свои задачи на день, дедлайны.
2. Выполняем задачи в том порядке, который указан во времени дедлайна. Если время в дедлайне не указано, вы можете самостоятельно распределить выполнение задач в течении дня.
3. В каждой задаче или подзадаче должны стоять: ответственный, сроки выполнения (дедлайн + время), планируемое время на задачу, фактическое время на задачу.
4. После завершения задачи, специалист обязан: отметить задачу как выполненную, прописать фактическое время.
5. Если время на задачу превысило планируемое, специалист должен в чате к задаче прописать причину.
6. В задачах, где предусмотрено несколько подзадач, необходимо создать эту подзадачу, с указанием ее имени, ответственного, планируемого и фактического времени.
7. После завершения задачи, специалист обязан прикрепить в чат задачи результат работы, текст или ссылку на файл.
8. Если выполненная задача нуждается в согласовании, отмечаем в чате человека, который должен согласовать.
9. Вся коммуникация по проектам проходит строго в чатах Юджайл!
10. Если какой либо процесс вам неудобен и вы знаете как его упростить/ускорить — обязательно предлагайте.
11. Поступающие задачи от клиентов (по почте, телефону, в чатах) обязаны сразу же после обработки добавляться в Юджайл.
12. Все выполняемые вами задачи должны находится в Юджайл и быть просчитаны — если их нет, то значит и работ с вашей стороны не было.
13. Все выполняемые задачи должны быть внесены в тот же день, в который они выполнялись.
14. Если назначается встреча или планерка, то создается задача, в которую добавляются участники, в дедлайне прописывается день и время, сколько времени должна занять планерка. Обязательно в чате отмечаем участников и просим их отписаться, что они все зафиксировали.
15. Правило "плюса": если в чате задается вопрос, относящийся в том числе и к вам, обязательно указываете, что вы все прочитали и поняли при помощи знака "+".
1. В начале рабочего дня заходим в приложение, проверяем свои задачи на день, дедлайны.
2. Выполняем задачи в том порядке, который указан во времени дедлайна. Если время в дедлайне не указано, вы можете самостоятельно распределить выполнение задач в течении дня.
3. В каждой задаче или подзадаче должны стоять: ответственный, сроки выполнения (дедлайн + время), планируемое время на задачу, фактическое время на задачу.
4. После завершения задачи, специалист обязан: отметить задачу как выполненную, прописать фактическое время.
5. Если время на задачу превысило планируемое, специалист должен в чате к задаче прописать причину.
6. В задачах, где предусмотрено несколько подзадач, необходимо создать эту подзадачу, с указанием ее имени, ответственного, планируемого и фактического времени.
7. После завершения задачи, специалист обязан прикрепить в чат задачи результат работы, текст или ссылку на файл.
8. Если выполненная задача нуждается в согласовании, отмечаем в чате человека, который должен согласовать.
9. Вся коммуникация по проектам проходит строго в чатах Юджайл!
10. Если какой либо процесс вам неудобен и вы знаете как его упростить/ускорить — обязательно предлагайте.
11. Поступающие задачи от клиентов (по почте, телефону, в чатах) обязаны сразу же после обработки добавляться в Юджайл.
12. Все выполняемые вами задачи должны находится в Юджайл и быть просчитаны — если их нет, то значит и работ с вашей стороны не было.
13. Все выполняемые задачи должны быть внесены в тот же день, в который они выполнялись.
14. Если назначается встреча или планерка, то создается задача, в которую добавляются участники, в дедлайне прописывается день и время, сколько времени должна занять планерка. Обязательно в чате отмечаем участников и просим их отписаться, что они все зафиксировали.
15. Правило "плюса": если в чате задается вопрос, относящийся в том числе и к вам, обязательно указываете, что вы все прочитали и поняли при помощи знака "+".
В любой непонятной ситуации — эволюционируй